ダラダラ時間ばっかりかかって結局何も決まらない。こんな会議何回くりかえすんだろ？
社会人になるとこんな経験をされる事があると思います。
大切な時間をさいて、人数を集めても これでは効率が悪すぎますよね。
今回は、会議を効率よく進めるための方法をご紹介します。
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僕は現在、企業の管理職として月に2回ほどの会議に参加しています。
以前の僕は会議になると、他の人と同じように下を向いて、ただ時間を過ぎるのを待っている状態でした。
で、会議が終わっても「それで、この先どうするんだろ？」ということもしばしば。
でも、これでは時間の無駄だと思い 少しづつ改良を加え、現在は効率のいい会議ができるようになりました。
僕が学んだ少しの事で、参加者の意識を上げ 効率よく会議ができるようになる方法
ぜひご覧下さい。
本記事の内容
- 会議前の準備
- 会議の進行
- 会議終了時
会議前の準備
会議に参加するすべての人に議題を知らせておくことが大切です。
初歩的なことですが、できていない事がよくあります。
議題を意識していない状態で会議を始めると、そこから議題について考え始めるため、時間もかかり内容も薄っぺらいものになってしまいます。
そうゆう場合によく見かけるのが
- あたりさわりのない発言
- とりあえず他の人と同じ という意見
- 過去にでた意見と同じ内容
- とりあえず質問
といったところでしょうか。
ほとんどの人が、他人まかせで深く考えた意見というのは出てきません。
そうなると、あたりさわりのない意見にまとまり ほぼ現状維持という結果をくり返すことになります。
ですが、事前に議題を考えていて オリジナリティあふれた意見が多くでたらどうでしょう？
そういった意見が参加者の大半から出たら、安易な発言をする事が恥ずかしく思えて、次回からは真剣に議題を考えるようになります。
会議前には、メールや案内文章などで あらかじめ議題を周知する事が大切です。
会議の進行
会議では、はじめに終了目標と終了予定時刻を伝える事が大切です。
そしてこの会議で結果を出すという意識を持つことが重要です。
参加する人も進行する人も、終わりが分からないとその場のエラい人任せで 毎回時間がバラバラということがよくあるからです。
具体的には
議題が、『担当エリア変更について』だったとします。その場合
- エリアの範囲決定
- 具体的な期日と担当者
- 引き継ぎ期間
を決めなければいけません。
終了予定時刻は、会議室を借りている場合には必ず必要ですし、そうじゃなくても参加者からしたら目安時間は必要です。
議題によって時間がかかるものとそうじゃないものもあります。
『担当エリア変更について』の場合だと、
決めなければいけないことの中で
・エリアの範囲決定
は、毎回時間がかかるようであれば これを終了目標として終了予定は1時間 のように決めてしまいます。
そうすれば参加者も集中してこの議題に取り組むことができます。
終了目標と終了予定時刻を伝えて ダラダラ会議を効率よくしましょう。
会議終了時
決定事項の再確認と全員の意思統一をして行動にうつせるようにしましょう。
せっかく決めた事でも一部の人しか、おぼえていない時や決めただけで放置されてる なんてこともあるからです。
会議中は、議題ごとに決定したことを再確認していきます。
そして、全ての議題が終わった後は、もう一度 決定事項を参加者全員に伝えます。
ポイントは、行動がともなう決定事項（毎朝10分間清掃しましょう など）があった場合は、担当者とスタートする期日を明確にしておくことです。
「みんなでやろう」は「みんなでやらない」
「誰が手の空いてる人」は「みんな忙しい」
という事にもなりかねません。
担当者と期日も添えて決定事項としておくことが必要です。
会議は全員の意思統一もできる有効な機会です。
議題の『〜の事』をする事によって どういったメリットがあるのかを伝えておくことも会議を有意義にする手段の１つです。
会議終了時には、決定事項の確認と意思統一もしておきましょう。
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