一瞬でお客さんの心をつかむ電話対応

そんな悩みにお答えします。

仕事の電話って、マニュアルみたいなものがあって、受けこたえって決まってますよね。

でも、それにちょっと工夫するだけで相手から親近感をもたれる方法があるんです。

何度か会ったことがある相手には、特に有効な方法なので、ためしてもらえたらきっと相手の反応も変わってくると思います。

やり方はかんたん。

相手の名前を呼ぶことです。

「えっ？どゆこと？　あたりまえじゃない？」

と思いますよね。

けど、意外と言っていないんですよね。

これに気づいたのは、自分が仕事中 仕入先の人と電話してた時です。

「なんか、この人気分よく電話できるなー」と思っていて気づいたんですね。

今は、自分もこの方法を使っているんですが、後輩からも

「さんたろさん、電話の仕方うまいっすね」

と言われて、知らない間に部署内の半数以上が使っています。

使い方やタイミングは、以下で詳しく説明します。

・心をつかむ電話対応　名前で呼ぶ

電話に応対したら、まず相手の名前を呼びましょう。

名前を呼ばれることで、相手は自分を認識してくれたと好意的に思ってくれるからです。

例えば、田中さんから電話があった場合

A「はい、⚪︎⚪︎です。」

B「⚪︎⚪︎商事の田中です。見積もりの件でお電話させていただきました。」

【A】「あー、田中さん。いつもお世話になっています。」

A「お見積の件ですね。ありがとうございます。」

と、こんな感じ。

【A】の一言がある場合と、ない場合とくらべてどうでしょうか？

【A】があると、いっきにお客さんとの距離が近くなりますよね。

お客さんも自分を認識してくれたと思って、緊張感がやわらぎます。

たった一言で、相手の心をつかむことができるんです。

まず、相手の名前を呼びましょう。

・知っていてもいなくても名前を呼ぶ

会った事がなくても、名前を名乗ってもらったら名前で対応しましょう。

名前を呼ばれることで、親密度が上がるからです。

例えば

お店に行って自分の名前を伝えたとします。

そのあと、案内をしてもらう時に

「お客様」と呼ばれるのか、名前で「⚪︎⚪︎さん」と呼ばれるかの違いです。

名前で呼ばれると、お互いの間にある壁を１枚とったような感覚になるんです。

電話でも同じことが言えます、

名前を名乗ってもらったら、会ったことがなくても名前を呼んで応対しましょう。

・会っている時と同じ感じで話す

電話がかかってくる時ってほとんどの場合、場所やタイミングって選べないですよね。

ときには、電話をしずらい雰囲気のときも。

でも、なるべくふだん会っている時と同じ感じで話すのがいいです。

なぜなら、電話をかけた人は、相手の様子なんて分からないからです。

こちらが静かな事務所内で話しづらくて、いつもよりひかえめなトーンで話した場合

かけた方は、

「何だ？今日きげんが悪いのか？　電話かけたらいけなかったのか？」

と、心配されてしまいます。

タイミングが悪い場合は、こちらからかけ直すことを伝えて一旦電話をきりましょう。

その後、いつものトーンで話し始めればいいんです。

電話対応は、なるべくふだんと変わらないトーンで話しましょう。

一瞬でお客さんの心をつかむ電話対応は、

・はじめに名前を呼ぶ

・名乗ってくれたら、名前で対応

・ふだん会っている時と同じトーンで話す

です。

仕事のお役に立てれば幸いです。